Multitasking: capacità utile oppure ostacolo alla produttività?

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Sempre più contesti lavorativi considerano la produttività come sinonimo di velocità, performance e capacità di gestire più attività in contemporanea. Ma è davvero così?

Il multitasking, tanto elogiato e richiesto nei contesti aziendali, non sempre si rivela un approccio positivo ed è spesso una delle cause principali del calo della produttività del personale. C’è un modo per trasformare questa qualità in una risorsa senza che sfoci in stress? Quali sono i pro e i contro? Lo vediamo in questo articolo.

Cosa significa multitasking? È un valore aggiunto o una falsa promessa di efficienza?

Iniziamo dal significato: il concetto di multitasking si basa sull’idea di svolgere più compiti contemporaneamente. Questo può avere effetti positivi su organizzazione ed efficienza, perché ottimizza i tempi e ti consente di mantenere la mente allenata ed elastica.

Tuttavia, ogni volta che si passa da un’attività all’altra, il cervello compie uno sforzo cognitivo per riconfigurarsi. Questo comporta:

aumento del tempo necessario per completare i compiti;
maggiore probabilità di errore a causa di approcci superficiali;
senso di affaticamento mentale precoce;
abbassamento della qualità del lavoro svolto;
senso di frustrazione crescente, che porta a condizioni di stress mentale e ansia.

Ecco perché è importante distinguere tra multitasking “buono”, che riguarda attività compatibili tra loro, e multitasking “distruttivo”, che può ridurre la produttività e aumentare lo stress: la chiave è sempre l’equilibrio.

Lavoro e produttività: un equilibrio sempre più fragile

In molti contesti lavorativi, la produttività dei dipendenti è una metrica centrale e talvolta distorta. Si chiede di essere sempre reperibili, reattivi, veloci ed efficienti. Ma questa pressione genera un ambiente poco sostenibile, in cui aumentano i rischi di:

stress lavoro correlato, molto spesso sottovalutato;
stress da performance legato a grandi responsabilità lavorative;
ansia da prestazione;
burnout, un vero e proprio esaurimento emotivo e mentale.

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Multitasking: pro e contro

Pro: i lati positivi della capacità di multitasking

Se praticato in modo consapevole, il multitasking può offrire alcuni vantaggi.

Maggiore efficienza nelle attività semplici: quando si tratta di compiti automatici o poco impegnativi, una capacità multitasking può aiutare a fare più cose in meno tempo. L’importante è che le attività non si intralcino a vicenda: per esempio, ascoltare la musica mentre si lavora può aiutare, ma se le parole o il ritmo ti deconcentrano forse è il caso di fare una cosa alla volta.
Allenamento cognitivo: alternare diversi compiti può stimolare la flessibilità mentale e allenare la capacità di passare rapidamente da un’attività all’altra. Un’abilità molto utile soprattutto in alcuni contesti lavorativi che richiedono prontezza di riflessi e problem solving.
Aumento della motivazione: abbinare più attività contemporaneamente, purché compatibili, può rendere più piacevole lo svolgimento di compiti altrimenti monotoni (un esempio “casalingo” è fare le pulizie ascoltando un podcast).
Meno tempi morti. Controllare la posta elettronica mentre si aspetta il proprio turno in coda o ascoltare un audiolibro durante il tragitto casa-lavoro sono forme di multitasking che fanno risparmiare un po’ di tempo, così da poterti dedicare ad altre attività nelle ore successive.

In merito a quest’ultimo punto, è vero che avere la possibilità di recuperare tempo prezioso può essere utile in alcuni casi, ma è anche vero che concedersi momenti di noia è fondamentale per il benessere psicofisico: se non è strettamente necessario, goditi il momento che stai vivendo e concentrati su cosa provi e senti nel qui e ora. Sì, anche mentre sei in coda!

Contro: quando il multitasking danneggia la produttività sul lavoro

Anche se aiuta a gestire meglio il tempo, il multitasking in ambito lavorativo può essere controproducente. Chi si dedica a più attività contemporaneamente rischia infatti di:

ridurre la propria produttività complessiva, perché il passaggio continuo da un compito all’altro richiede al cervello uno sforzo cognitivo maggiore;
veder rallentare la propria capacità decisionale, poiché la mente è più affaticata e meno lucida nel valutare le opzioni disponibili;
impiegare più tempo per portare a termine gli obiettivi, soprattutto se sono complessi o richiedono grande concentrazione.

La frammentazione dell’attenzione rende difficile accedere a uno stato di flow, cioè quel momento in cui si lavora al massimo delle proprie capacità, con pieno coinvolgimento e soddisfazione.

Nel lungo periodo inoltre, lavorare in modalità multitasking può portare a una maggiore sensazione di stress, alla diminuzione della qualità del lavoro e a un senso di sovraccarico mentale, anche se inizialmente si ha l’impressione di essere più efficienti.

Lo stress da multitasking può avere conseguenze sul benessere personale?

Se non gestito correttamente, il multitasking può causare problemi anche fuori dal contesto lavorativo. Le continue sollecitazioni, le notifiche e le scadenze multiple possono portare a un logorio che si manifesta in vari modi:

difficoltà a concentrarsi, anche su attività semplici;
insonnia, difficoltà ad addormentarsi, incubi notturni o sonno interrotto;
disturbi intestinali e somatizzazione;
mal di testa da stress, legato a tensioni muscolari e nervose.

La produttività sul lavoro è strettamente connessa al benessere delle persone. Se manca questo equilibrio, anche il risultato ne risente.

7 buone pratiche per migliorare la propria produttività

1. Organizza il lavoro in blocchi. Dedicare slot temporali precisi a ogni attività permette di mantenere il focus e ridurre le interruzioni. Se l’approccio multitasking ti aiuta, prova a raggruppare tra loro attività simili.

2. Stabilisci priorità realistiche. Non tutto è urgente. Davvero, rileggilo: non tutto è urgente. Impara a distinguere tra attività importanti e secondarie, senza farti travolgere da continue nuove richieste. Avere capacità multitasking ti aiuta a gestire più scadenze insieme, ma cerca di non lasciarti sopraffare da troppi compiti o non riuscirai più a distinguere le vere priorità.

3. Riduci le fonti di distrazione. Che tu stia facendo più compiti insieme o uno alla volta, silenzia le notifiche non necessarie: chiudi le finestre del browser che non servono, mantieni un ambiente di lavoro ordinato.

4. Impara a dire di no (con consapevolezza). Accettare ulteriori incarichi quando hai già molto da fare potrebbe portarti a lavorare in modo incompleto e superficiale. Imparare a dire di no in modo assertivo è fondamentale per tutelare tempo, energie e qualità del lavoro.

5. Concediti pause regolari. Le pause non sono una perdita di tempo, ma un modo per rigenerare l’attenzione. Anche solo 5 minuti di stacco mentale aiutano a ritrovare lucidità e motivazione.

6. Coltiva un buon rapporto con il team. Un ambiente collaborativo e non competitivo favorisce la condivisione, l’empatia e una maggiore serenità lavorativa tra colleghi. La produttività del lavoro cresce quando ci si sente ascoltati e supportati.

7. Fai attività fisica o rilassante a fine giornata. Lo stress accumulato ha bisogno di essere smaltito. Una passeggiata, una sessione di yoga o la meditazione guidata possono aiutarti a recuperare l’equilibrio e a gestire lo stress.

Infine ricorda: parlare con una figura professionale o con persone fidate del proprio disagio lavorativo può aiutare a ridurre la pressione interna. Non devi fare tutto sempre e solo tu!

Non si tratta di eliminare le difficoltà, ma di creare le condizioni perché tu possa lavorare con concentrazione, serenità e soddisfazione: in un mondo che premia la velocità, la qualità del tuo tempo e della tua energia conta molto più della quantità. 🤍

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